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簡單3項做好會議分類,這里有一套高效開會方法

發布時間:2019-07-03

近日收到讀者來信,談到企業各種會議效率低下:中高層人員會議多,且多為臨時會議(事件觸發型);會前準備不足;會后執行不利;會議紀律淡漠……相信很多企業都或多或少存在這些問題。

為此,我們特地策劃了“高效會議”系列專題,從如何開好單一的會議到系統構建會議體系將形成一系列文章,期望為您帶來些許啟發。

上一期我們談了如何開一次高效的會議,這期開始我們將關注整個公司的會議體系。今天,我們先從會議的分級入手,從全局上分析會議的不同維度,通過“會議金字塔”的三個層級為大家講解會議的分類方法。

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理清種類繁雜、主題紛雜的會議

一旦看企業的全局,各種會議的確是種類繁多、主題紛雜,不能僅“掃一屋”,而要認真思考如何“掃天下”。 會議的主題至少有三個維度

簡單3項做好會議分類,這里有一套高效開會方法


1.不同的管理層次要開會。從總部到大區、到分公司、到辦事處,等等。

2.不同的職能部門要開會。有產供銷這些經營部門,也有信息部、質量部、財務部這樣的支撐部門。

3.不同的管理要素要開會。從宏觀戰略會到流程溝通會,到組織架構會、績效評議會,到IT方面的各種需求分析會、解決方案討論會、上線準備會、并行期間糾錯會、關鍵用戶交流會,等等。

既然是看企業整體,那么我們抓大放小看全局,下圖從整體上展示了一家以營銷為龍頭的現代企業的經營分析體系。可見,一級級的會議和一級級的流程,將把企業的戰略以及目標具體化,并進一步融入到日常的運作當中。

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上述分析也告訴我們,企業管理是一項有規律的活動,包括戰略、組織、流程、績效、IT、研發、生產、物流 、銷售……

很多領域的議題,年年月月都需要重復思考,那么,能不能形成一個有規律的會議體系?即年初就明確全年的會議時間、待決定的議題、決策人和參考人的角色等。哪怕會議要變更,也是在一個達成共識的框架下,來增減新的議題,從而減少以下情形的出現

1.被各種各樣繁雜會議包圍:如現場會議,電話會議,視頻會議,從早到晚要參加4-5個會議。

2.公司里重要事情都需要領導決策。奇怪的是,重要的事情往往會出現時間沖突,負責安排總裁會議的同事,往往不知所措,只好見縫插針。在一個高層人數較多的會議,塞進去很多議題。結果一會兒討論戰略、長遠發展的事,一會兒討論物流、銷售額等迫在眉睫的事。高層領導在幾種事情上輪番討論,思維來回切換。會議決策效率并不是很高。

3.經理天天在開會,幾乎沒有時間用來思考和行動。包括自己牽頭的會議、只需要出席的會議、戰略會議、經營管理會議……經理覺得自己分身乏術。

4.會議已經很多了,但是臨時的會議需求比較大,管理無序。

現在,我們再來好好思考一個根本的問題,什么是會議?是幾個人碰頭說話嗎?當然不是。會議的背后,其實

1.是決策項;

2.是各級計劃的PDCA循環;

3.是“從行動到決策,從決策再到行動”。

下表給出了某項具體業務決策和會議的對應關系:

簡單3項做好會議分類,這里有一套高效開會方法


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會議的分類

既然企業會議產生的根源是經營管理活動本身,所以必須從經營管理活動進行分類,進行差異化管理。我們說,因為經營管理活動的決策規律的不同,會引發不同的管理會議

(一) 時間觸發的管理決策,引發的周期性會議

這些會議是周期性召開,比如月度、季度、年度管理例會,半年一次的績效考核、職級晉升、高管人事變革的會議。這類會議有固定的議題,結合當時的最新情況,會增補少數幾個議題。

(二)流程觸發的管理決策,引發的里程碑式會議

這些會議是按照某一類管理流程展開的。比如一系列的戰略管理會議,最終目的是明晰公司的戰略。這當中有若干要回答的問題。比如,在哪里競爭?如何競爭?年度目標、費用預算……

哪些議題先定,哪些議題后定,這決定了相應的會議主題安排。業務戰略和策略往業務領域推進一步,財務目標和預算要細化一層,這決定了各部門的工作要配合起來。流程觸發型會議,還有新產品開發、業務流程優化的咨詢項目等。這類會議受企業運作特點的影響比較深。

比如服裝行業的產品季上,策劃、設計、選圖、開發選樣、訂貨會前準備會等,每個階段的節點,標志就是審批會、協調會。再舉一個例子,房地產行業,每一個樓盤都是按照項目開展的。日本房地產企業東京建物公司60個人能做40個樓盤。而同類型的中國優秀企業水平是300個人做10個樓盤。東京建物把每個樓盤做一個項目,標準化地開8個會,會議的產出/與會人/議程非常明確,到哪個階段,相關的決策都要全部按時完成。

(三)事件觸發的管理決策,引發臨時會議

這類會議是臨時安排的,比如危機事件下緊急會議、高管辭職引發的動蕩等。這類會議沒有固定的議題。根據臨時事件的重要和緊急程度,邀請相關的人員參加。可以想象,這類事件不宜多,否則會打亂人們手頭上正常的工作步驟、優先順序。

根據上述分類,把臨時突發的會議分別納入各類決策中去(比如宏觀的戰略決策、中觀的經營決策、微觀的操作決策),再把流程觸發的會議區分為戰略流程觸發的戰略類會議、企業具體運營的流程觸發的運營類會議。

那么,我們給出一個“三層”的“會議金字塔”,如下圖所示:

簡單3項做好會議分類,這里有一套高效開會方法


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總結

為了提高會議的效率,保證不同層級會議有序高效地進行,對會議級別進行劃分是很有必要的。通過分析時間、流程和事件三種觸發條件,梳理具體業務決策和會議的對應關系,我們可以更好地進行會議管理。

希望讀者在閱讀這篇文章時能從中得到收獲,有所裨益,后續我們會持續更新“高效會議”系列專題內容,也歡迎各位在下方積極留言討論,期待大家的思維碰撞。

參考書目

“高效會議”專題推薦:《低效會議怎么改:每年節省一半會議成本的秘密》

這是一本幫助我們系統構建會議體系的工具書,從梳理公司會議體系的層面幫助我們改變低效會議的現狀,徹底扭轉“會而不議,議而不決,決而不行,行而無果”的局面。

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